見込み管理アプリ と 業務依頼書アプリの使い分け

それぞれのアプリのイメージ

  • 見込み管理アプリ＝情報の入口（営業担当者用の雑多な情報を放り込む箱）
  • 業務依頼書アプリ＝社内の正式依頼の入口（見積・原価計算を入力し別部門のメンバーと共有して情報を流す箱）

1. まずどちらに入れる？

  • 建築新聞・機動隊情報・紹介・現地で聞いた話など、精査前の情報はすべて「見込み管理アプリ」へ登録してください。
  • お客様から「見積を出してOK」の許可が取れた時点で、「業務依頼書アプリ」に転記し、原価見積を依頼します。

2. 判断の目安

  • お客様が「正式見積を○日までに」と言っている → 業務依頼書
  • 「概算が知りたい」「検討段階で情報だけ」 → 見込み管理
  • 公募・コンペ情報を見つけた（確度・仕様がまだ不明） → 見込み管理
  • 既存取引の年次更新で毎年出している正式見積 → 業務依頼書

3. それぞれで必要な最低入力

  • 見込み管理アプリ（各営業担当・CF室で活用）
    • 顧客名（または情報源）、物件名／概要、担当者、現状メモ「現状／次アクション／期限」
    • 目的：担当を振り分け、アポ・現地確認・情報集めを進める
  • 業務依頼書アプリ（他部門と共有して仕事を流す）
    • 顧客情報、案件名、提出先、提出期限、見積の範囲／仕様／数量、想定条件（工期など）
    • 目的：原価見積→見積書作成→受注判断までをスムーズに進める

4. 転記のタイミングとやり方

  1. お客様から見積提出の許可が出たら、業務依頼書アプリに新規作成。
  2. 「顧客名／物件名／背景／提出条件」を見込み管理からコピペ。
  3. 見込み側のステータスを「見積提出許可取得」に更新し、業務依頼書のレコード番号を見込み側のコメントに残す（相互参照で迷子防止）。
  4. 二重登録防止：業務依頼書を作る前に案件名で検索し、既存がないか確認。

5. よくある質問

  • Q：見込みに入れず、最初から業務依頼書にして良い？
    A：NGです。まず見込みに入れて担当を決め、見積提出許可が取れたら業務依頼書に進めてください。